Bra tips
Proxymaskinen
Om du vill länka till en artikel som finns i någon av bibliotekets avtalsdatabaser behöver du lägga till en adress framför din länk så att de som befinner sig utanför skolans nätverk kan få tillgång till materialet genom att logga in med sina kontouppgifter.
Den proxyadress du ska klistra in framför artikellänken i adressfältet är:
http://miman.bib.bth.se/login?url=
En direktlänk med proxy kan se ut exempelvis så här:
http://miman.bib.bth.se/login?url=http://bth.lub.lu.se/elin/loadf/?f=search
(eftersom länken radbryter så kan du behöva klipp och klistra rad för rad in i din webbläsare)
Nedan får du lite hjälp att skapa din länk (kräver javascript).
Klistra in din länk här:
Tänk på att ta med hela adressen, dvs inkludera http://
Här är din länk med proxyadressen som du kan kopiera:
Filformat - information rörande filformat för dig som är lärare
Uppgifter och information distribueras allt oftare mellan lärare och studenter i form av elektroniskt material. Det finns olika format i vilka informationen kan förmedlas. Dokument kan skrivas och sparas i Wordformat eller Framemaker eller konverteras till PDF-dokument. Denna sida presenterar konkreta förslag på lämpliga filformat du som lärare kan använda dig av då du sänder ut information via e-post eller publicerar uppgifter i högskolans LMS. Vi kommer också diskutera kring lämpliga format att efterfråga inlämningsuppgifter i (generellt sett då specialprogram såsom matlab oftast kräver att filen lämnas in i just detta format).
Innehåll
Distribution av dokument och mottagande av dokument från studenter
Microsoft Office (Word, Excel och PowerPoint)
Open Office (Writer, Calc och Impress)
Adobe Acrobat och andra PDF-genererare
Filformat?
För att kunna läsa och spara i ett visst filformat måste därför de program du använder stödja filformatet. Detta formatet innehåller det material du sparat på ett sätt som gör att andra program kan förstå innehållet i filen och visa det på det sätt som du skapat exempelvis texten på. Det kan vara beskrivningar av att texten ska vara fet eller kursiv. Vidare innehåller många dokumentformat information om gjorda editeringar mm. samt författare till dokumentet. Om ett program inte stödjer läsande eller skrivande av ett visst format kan det betyda att det är oläsbart och alltså inte kan ses av mottagaren.
Distribution av dokument och mottagande av dokument från studenter
Att distribuera dokument görs i allt större grad via elektroniska format. Det man måste tänka på är att vilket filformat man väljer får konsekvenser på bland annat följande sätt:
-
Filformatet kan hanteras i fler eller färre applikationer på olika datorsystem.
-
Storleken på filen kan variera trots samma informationsinnehåll.
-
Möjligheten att informationen kan ändras och modifieras kan påverkas.
-
Hur informationen visas hos mottagaren kan variera.
Studenterna har olika program installerade på sina datorer och har inte i alla fall tillgång till de program vi som lärare har. Ibland har studenterna valt filformat som vi som lärare inte per automatik kan läsa vilket också skapar problem. Nedan diskuterar vi några vanliga filformat utifrån dessa faktorer och avslutar med rekommendationer när det gäller distribution och mottagning av uppgifter i elektronisk form.
Vanliga filformat och program
I detta avsnnitt tittar vi på några vanliga program. Notera att vissa format är kopplade till specifika versioner av program. För att se vilken version du har av programmet gå till hjälp/help menyn i Windows, välj sedan About/Om programmet. I Mac-mijön, klicka på menyn med programmets namn och välj om/about.
Microsoft Office (Word, Excel och PowerPoint)
Word - filändelse: .doc, Powerpoint - filändelse: .ppt och Excel - filändelse: .xls Versioner: 97, 2000, 2002 samt 2003. Mac: 98, 2001, X och 2004
Word, Powerpoint och Excel har i många år haft samma filformat på sina dokument men detta ändrade i och med Office 2007. Kör du Office 2007 se nästa stycke som berör denna version specifikt. Kör du Office 97 och uppåt har filformatet varit detsamma fram tills just Office 2007. Dessa tidigare format kan läsas i Office 2007 också. Office 97-formatet kan läsas av flera andra program såsom Open Office, WordPad (som följer med Windows), Pages (Mac). För mer information kring konverterare och visningsprogram för detta filformat till PC och Mac se Microsofts webbplats.
Gå till Microsofts informationssida om konvertingsformat
Word 2007 - Filändelse: .docx Excel 2007 - Filändelse: .xlsx, PowerPoint 2007 - Filändelse: .pptx
I senaste versionen av Microsoft Office (Word 2007, Excel 2007, Powerpoint 2007) förekommer ett nytt filformat. Den synliga skillnaden är att filändelsen har ett "x" på slutet i filändelsen. Får du en fil i .docx-format kan du som kör PC och en äldre version (Office 2003 och framåt med Word, Excel och/eller Powerpoint) ladda ner "Microsoft Office Compatibility Pack för Word, Excel och PowerPoint 2007-filformat". Det krävs för tillfället lite extra omtanke när du sänder filer i detta format då det är möjligt att dessa inte kan läsa eller arbeta med filerna på samma sätt som du själv kan vid din dator. Ett sätt att undvika detta problem är att välja spara som/save as i rubriken arkiv/file och välja att spara som det tidigare filformatet för office-dokument. Ett annat alternativ om filen enbart ska distribueras och inte modifieras av mottagaren är PDF.
Ladda ner Microsoft Office Compatibility Pack för Word, Excel och PowerPoint 2007-filformat
Open Office (Writer, Calc och Impress)
Open Office är ett gratisalternativ till Microsoft Office. Programmen Writer (Word), Calc (Excel) och Impress (Powerpoint) har sina motsvarigheter i de applikationer Microsoft levererar i sitt paket. Skillnaden är att Open Office är gratis och finns till fler plattformar. Programkoden är öppen och filformatet likaså. Följande filformat levereras vid skrivande i Open Office som standard: Writer - .odt, Calc - .ods och slutligen Impress - .odp. Du kan ladda ner en egen kopia av Open Office från följande webbplats: OpenOffice.org.
Till MacOsX finns även Neo-Office som fungerar smidigare på Mac än Open Office. Programmen är byggda på samma bas och har i stort sätt samma funktionalitet.
Du kan även spara dokumenten i Microsoft Office 97 format och en mängd andra också. En annan mycket bra funktion är att du enkelt kan exportera filerna till PDF-format genom den inbyggda PDF-genereraren. Med Open Office får du alltså ett enkelt verktyg för att direkt skapa PDF-filer som i allmänhet är små smidiga och kan läsas av alla med en PDF-läsare installerad.
För att öppna dessa dokument i Microsoft Office behövs dock en plugin då det verkar som om man från deras sida inte uppskattar försöket till en öppen standard. Ett projekt som arbetar med detta har skapats av idella krafter och du kan ladda ner och läsa mer kring deras OpenXML/ODF Translator Add-in for Office. Om du inte kan eller vill installera dessa tillägg själv, kontakta då din systemadministratör.
Ladda ner OpenXML/ODF Translator Add-in for Office
Adobe Acrobat och andra PDF-genererare
PDF-formatet kan användas för att distribuera information som ej är avsett för modifikation av mottagaren. Labbdokument och uppgifter i skrivet format distribueras av många lärare i detta format. Du kan som student läsa dessa dokument med en så kallad PDF-läsare. I vissa operativsystem finns det en läsare inbyggd för PDF-filer såsom MacOs X. Det finns olika versioner av PDF-formatet där inte alla kan läsas av tidiga läsare. I vissa fall kan tidigare läsare tolka innehållet men viss funktionalitet såsom kryptering kan begränsa dessa möjligheter. För att ladda ner en PDF-läsare från Adobe som ligger bakom PDF-formatet, gå då in på Adobes Acrobat-sida.
För att skapa PDF-dokument behöver du till vissa operativsystem ladda ner extra programvara. I MacOS X finns detta inbyggt. Välj skriv ut och välj sedan spara som pdf/save as pdf. För PC finns olika lösningar. Acrobat finns inte bara som PDF-läsare utan även i en version som innehåller funtktioner för att skapa ett PDF-dokument. Denna är dock kostnadsbelagd. Vid BTH finns denna dock tillgänglig på de flesta personaldatorer. Har du frågor kring detta, kontakta då din systemadministratör. Andra lösningar finns såsom PDF-creator (open source) samt olika kommersiella och freewarelösningar. I övrigt kan PDF-dokument som kan öppnas i Open därifrån sparas om i PDF-format, se rubrik om Open Office ovan.
Gå till PDF-creator (open source)
Rekommendationer
I dagsläget (hösten 2007) har vi följande rekommendationer när det gäller filformat vid distribution till studenter och övriga målgrupper.
Distribution av material som inte ska modifieras av mottagaren - PDF
Om innehållet i en laboration inte ska modifieras rekommenderas PDF-formatet. Anledningen är att dessa filer i allmänhet blir små och kan läsas av i stort sätt alla studenter och på samtliga datorslösningar. Materialet kan inte heller modifieras av studenterna eller andra på ett enkelt sätt vilket gör att vidarespridning av materialet i modifierad form begränsas vilket ibland kan vara önskvärt. Om du vill att materialet lätt ska kunna modifieras och spridas av mottagarna kan du välja ett format såsom .doc (word97) eller en webbsida med instruktioner.
Distribution av material som ska modifieras av mottagaren - doc eller lämpligt format
Om uppgiften ska modifieras, exempelvis ett kalkylark eller en text kan inte PDF användas. Istället kan ett format såsom .doc (word97), .xls (excel) eller odf användas, dock är det problem med open document formatet i Office vilket trots allt många studenter använder sig av. For textdokument är Word97 (.doc) dock (hur tråkigt det än må vara) det format som är lämpligast i dagsläget att använda sig av då de flesta kan ta del av och modifiera dokument i detta format.
Mottagning av uppgifter
Precisera gärna vilka filformat du kan tänka dig att ta emot uppgifterna i. En bra rekommendation är att sätta så låga krav som möjligt. Exempelvis skriv inte word 2007-format om det inte är nödvändigt. Då kan studenter med äldre programversioner enklare lämna in sina uppgifter utan att krångla med konverteringar och annat. Det kan dock finnas anledningar till att man måste ha det senaste filformatet då viss funktionalitet i senare programversioner används.
Dela