Liten handbok i återträffar

Kursåterträffar är speciella tillställningar. Alumner samlas igen i sina gamla studietrakter för att fira det förflutna och skåla för framtiden. Vid en kursåterträff finns chansen att återuppliva minnen och skapa nya, ett tillfälle att träffa gamla och nya vänner. Den här handboken är gjord för att hjälpa er som ordnar återträffen, att planera och organisera ett lyckat evenemang. Med de tips som återfinns i handboken, hoppas vi att ni har allt som behövs för att åstadkomma en trevlig kursåterträff.

Lycka till med återträffen och välkomna tillbaka till Blekinge Tekniska Högskola!

Nyckeln till framgång: en bra festkommitté

En av de bästa sakerna med att anordna en återträff är att man får hjälp, både av BTH Alumni och av varandra. Några saker som kan vara bra att tänka på är att man delar upp ansvaret sinsemellan när det gäller organiserandet av återträffen. Följande funktioner är det bra om någon tar särskilt ansvar för:

Kontaktperson till BTH Alumni

För att informationsflödet ska fungera så smidigt som möjligt är det bra om det finns en kontaktperson mellan kommittén och BTH Alumni.

Planering

Någon bör vara ansvarig för att bestämma lokaler, menyer, bjuda in särskilda gäster m.m.

Kommunikation

För att allt ska flyta på bra innan och under själva återträffen är det bra om någon är ansvarig för tidsschemat. Den här personen kan också skriva inbjudningarna och annat informationsmaterial som man vill nå ut med. Det kan gärna vara samma person som är kontaktperson, men det är absolut inte nödvändigt.

Spåra upp adresser

BTH Alumni kan i de flesta fall hjälpa till med att hitta era kurskamrater. Spara gärna de adresser ni själva hittar och vidarebefordra dem till BTH Alumni. Om detta känns mycket eller om någon har mycket att göra periodvis, dela upp ansvaret på flera personer. I omvänd ordning kan en person självklart ta mer ansvar än andra. Oavsett vad ni bestämmer er för att göra, gör det tillsammans.

Planera i god tid: sex steg för vägledning

Steg 1. Bestäm vilken sorts evenemang ni vill göra

Återträffen kan vara i form av middag, mingel, en vin- och ostkväll eller något annat. Fråga era kurskamrater om ni känner er osäkra på vad som är lämpligt.

Steg 2. Bestäm när återträffen ska ske

Kontrollera om där är andra stora konferenser eller liknande under den tid ni har tänkt ha återträffen. Är det i samband med en större helg är det också många som kan få svårt att komma. Kom ihåg att meddela deltagarna i god tid innan själva återträffen äger rum.

Steg 3. Bestäm platsen för återträffen

BTH ser gärna att återträffen hålls på antingen Campus Gräsvik, SoftCenter eller Campus Karlshamn, beroende på var någonstans huvuddelen av utbildningen ägde rum. BTH Alumni hjälper till med att hitta lokaler om så önskas. Om ni vill ha en rundvandring eller träffa en speciell institution eller lärare, kan BTH Alumni hjälpa till även här.

Steg 4. Var ska alla bo?

BTH kan tyvärr inte erbjuda några övernattningsmöjligheter. Kolla i god tid upp hur många som behöver någonstans att bo. Kanske är det någon kurskamrat som kan tänka sig att ha gäster över en natt?

Steg 5. Bestäm budget, meny och bjud in eventuella gäster

När budgeten görs upp är det viktigt att tänka på kringkostnader som blommor, musik, arvode till föreläsare/gäster m.m. För en kostnad av 250 kr går det att hyra Rotundan där det finns möjlighet för ca 100 personer att äta tillsammans. Det finns inget kök för tillagning, men givetvis möjligheter för catering. Bjud in gäster, musiker i god tid.

Steg 6. Ha roligt under både planering av och under själva kursåterträffen!

Hitta försvunna kamrater

För att kunna vara säkra på att alla blir inbjudna till kursåterträffen, måste de hittas. Människor flyttar, gifter sig eller försvinner på andra sätt och BTH har inte uppdaterade adresser till alla. BTH Alumni kan hjälpa till att hitta adresser till de flesta av personerna som ska bjudas in. Men kurskamraterna själva har ofta adresser till varandra, så ta hjälp av varandra när det gäller att hitta alla.

BTH Alumni står till tjänst med att ta fram listor på dem som har gått samma klass. BTH Alumni tar också fram adresser i den mån det går, men vill för framtida behov gärna ha alla adresser som ni kan tänkas hitta.

Detta kan BTH Alumni bistå med:

  • Utskick med information om återträffen till kursen
  • Kopiering av informationsmaterial, liksom papper och kuvert
  • Listor över kursen som kan användas för att hitta människor
  • Adresser i den mån de går att hitta
  • Puffa för återträffen i personaltidningen Intranytt och i alumninätverket (om så behövs)
  • Göra upp listor och om så önskas namnskyltar för dem som kommer på återträffen
  • Hjälp med att hitta lokaler och förmedla menyförslag

Brev och information till inbjudna

BTH Alumni hjälper till med kopiering av material och med själva utskicket.

Brev 1. Intresseväckande

Det första brevet bör vara ett brev som gör dem som bjuds uppmärksamma på att en kursåterträff kommer att äga rum. I brevet kan det framgå vad som kommer att hända, när träffen äger rum m.m. Tala om vem i festkommittén de kan vända sig till med sina frågor. Inkludera eventuellt några frågor om vilka förväntningar kamraterna har och vad de skulle vilja ha ut av träffen.

Brev 2. Slutlig inbjudan

Nu bör så mycket som möjligt av programmet för träffen vara spikat, så att alla tider etc stämmer. Ta vara på de eventuella synpunkter ni får in från era kurskamrater. Sätt ut ett OSA-datum som även är sista betalningsdatum. Det allra bästa är att skicka med ett förifyllt inbetalningskort direkt med brevet.

Listor över dem som kommer

BTH Alumni bistår med namnskyltar till samtliga deltagare på återträffen.

Få folk att komma

Telefonen

Telefonen kan vara er bästa vän när det gäller att få folk att komma på träffen. En personlig kontakt via telefonen kan ofta vara av avgörande betydelse för att man ska bestämma sig för att gå. Man får veta vilka andra som kommer och vill själv komma.

E-post eller Sociala Media som FaceBook

Ett personligt e-postmeddelande kan vara bra att skicka för att uppmuntra kursarna att komma. BTH Alumni kan stå till tjänst med att hitta e-postadresser över dem som jobbar på BTH eller är med i alumninätverket. Vi har också enFaceBook-sida och Twitter som du kan använda.

Alumninätverket

Ett bra sätt att skapa uppmärksamhet kring kursåterträffen är att skriva ett inlägg på anslagstavlan i alumninätverket. Det behöver bara vara en puff för vad som komma skall och en kontaktperson som man kan vända sig till om man har några frågor.



Blekinge Tekniska Högskola
Alumni
371 79 Karlskrona

www.bth.se/alumni

Redigera

Logga in på alumninätverket





Hjälp om du glömt användarnamn eller lösenord.