11. Projektredovisning

11.1 Inledning

Olika redovisningsprinciper gäller för externt och anslagsfinansierade projekt varför det är viktigt att dessa särskiljs i redovisningen. Denna rutin omfattar endast externt finansierade projekt.

Vad gäller anslagsfinansierade projekt redovisas även dessa som egna projekt i bokföringen. Internt rekvirerar varje sektion medel motsvarande nedlagda kostnader från fakultetsnämnden. Dessa projekt avslutas bokföringsmässigt efter varje budgetår. Eventuella över/eller underskott kan ej uppstå på sektionsnivå.

11.2 Projektintäkter

BTH har i huvudsak två former av intäkter.
1. Anslag från statsbudgeten.
2. Övriga intäkter.

Vad gäller anslag från statsbudgeten (via regleringsbrevet) ska dessa enligt förordningen intäktsföras de år de erhålls. Några periodiseringsproblem uppstår därför inte för denna typ av intäkter.

Med övriga intäkter avses externa uppdrag (uppdragsutbildningar) och forskningsprojekt som finansieras av forskningsråd, stiftelser eller övriga externa finansiärer. Denna typ av bidrag/intäkter ställer i regel krav på en bestämd motprestation vilken ska utföras under en viss tid. För att erhålla en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning krävs därför en korrekt matchning av intäkter och kostnader. Dessutom ska denna typ av verksamhet vara självfinansierad varför krav ställs på korrekta kalkyler och en tillförlitlig kostnadsuppföljning.

11.3 Pågående projekt

Definition av pågående projekt
Följande fyra punkter bör vara uppfyllda för att ett pågående projekt ska anses föreligga per bokslutsdagen:

  1. Det finns en extern motpart och det föreligger ett uppdrags-/bidragsförhållande.
  2. Förhållandet kännetecknas av att högskolan åtagit sig att utföra någon slags prestation i form av ett forskningsprojekt eller uppdragsutbildning.
  3. Prestationen regleras genom ett kontrakt/avtal som upprättas mellan högskolan och den externa parten.
  4. Förhållandet gentemot motparten är ej slutredovisat per bokslutsdatum.

11.3.1 Projektredovisning pågående projekt

  • Matchningsprincipen, dvs intäkterna för en viss prestation ska matchas mot förbrukningen av kostnaderna för samma prestation.
  • Fördelningsprinciper av löner och andra gemensamma kostnader ska fastställas. Fördelning bör göras löpande, minst kvartalsvis.
  • Resultatavräkning av projekt bör göras löpande, minst kvartalsvis.

11.4 Indirekta kostnader på projekt/kostnadsbärare

Alla kostnadsbärare på sektioner och enheter kommer att belastas med indirekta kostnader enl de beslutade påläggssatserna. Till tertialrapporten 2012-08-30 bokförde vi  indirekta kostnaderna för de första 8 månaderna. Det som återstår nu är att bokföra resterande 4 månader. Tillvägagångssättet är detsamma som till tertialrapporten.

Instruktioner för hur filen ska skapas finns i dokumentet.

Vi har två olika filer pga att programmeringen skiljer sig åt beroende på om ni har bokstäver i vshkontona eller ej. Har ni vsh-konton med bokstäver i får ni dela upp utsökningen och använda bägge mallarna.

Omf ind kostn på dir lön RIK bokstavsvsh

Omf ind kostn på dir lön RIK siffervsh

11.5 Redovisning av pågående projekt

Redovisningsmässig hantering av pågående projekt kan delas upp i två delar:
Löpande redovisning, alla intäkter och kostnader hänförliga till projektet måste kontinuerligt bokföras på rätt projekt i objektplanen.

Bokslut, i samband med bokslutet måste en periodisering göras av ej avslutade projekt så att intäkter matchas mot periodens kostnader. Avslutade projekt ska resultatavräknas. Detta innebär att en genomgång/inventering måste göras av samtliga projekt.

Enligt Universitet och Högskolepraxis ska följande redovisningprincip användas för pågående ej avslutade projekt:
Erhållna intäkter och kostnader avseende projektet redovisas löpande på projektet. I samband med bokslutet tillämpas en matchningsprincip innebärande att en post motsvarande periodens nedlagda kostnader ska intäktsföras, vilket innebär att periodens kostnader blir lika stora som periodens intäkter. Mellanskillnaden mellan intäkter och kostnader ska bokföras som förskott, oförbrukat bidrag i balansräkningen, konto 264*, 2731-2775. Är kostnaderna större bokförs mellanskillnaden som en upplupen intäkt, konto 1631-1679 (detta förutsätter att det finns ett avtal som garanterar intäkten). Resultatavräkning görs först den period projektet är färdigställt, vilket innebär att ett ekonomiskt över/underskott redovisas först när projektet är avslutat.

11.6 Samfinansiering i bidragsfin. verksamhet

I årsredovisningen ska det framgå i vilken omfattning anslagsmedel efter beslut har använts för att samfinansiera bidragsfinansierad verksamhet. Redovisningen ska delas upp i de två områdena utbildning på grundnivå och avancerad nivå respektive forskning, konstnärligt utvecklingsarbete och utbildning på forskarnivå. Både belopp och andel av den totalfinansieringen ska framgå av redovisningen.

Samfinansieringen ska bokföras på särskild vgr för att möjliggöra avstämning och redovisning till årsbokslutet.

Specifikation av samfinansiering i bidragsfin verksamhet

11.7 Bokslut

Samtliga projekt ska gås igenom/inventeras. Syftet med detta är att identifiera pågående ej avslutade projekt och resultatavräkna avslutade projekt.

11.7.1 Avslutade projekt

Om projekten är avslutade ska de resultatavräknas. Om ingående balans bokförts på projektet från föregående period är projektet avslutat när alla intäkter och kostnader är bokförda för perioden.

Definition avslutade projekt:

  • Uppdragsutbildning, utbildningar som slutförts och eventuella tentor/examina avrapporterats och skickats till uppdragstagare/studenter och i övrigt är fullgjort enligt eventuellt särskilda villkor i avtal.
  • Forskningsprojekt, när slutrapport avlämnats och godkänts och övriga avtalsvillkor är uppfyllda. Avslutade projekt ska följas upp mot budget/kalkyler dels för att säkerställa att alla intäkter erhållits dels för att erhålla en avstämning/analys av det ekonomiska utfallet av projektet. Denna uppföljning ska dokumenteras i projektpärmen.

Granska fakturor efter balansdagen för att kontrollera att alla kostnader på projekten kommit med i rätt period.
De avslutade projekten ska resultatavräknas. Dessutom ska följande handlingar arkiveras i projektpärmen:
1. Projektredovisning avslutade projekt.
2. Resultatrapport ur Agresso.
3. Huvudbok/verifikationslista ur Agresso.

11.7.2 Pågående projekt

I enlighet med UoH praxis ska en matchning göras av intäkter och kostnader så att periodens intäkter motsvaras av nedlagda kostnader. Högskolan ska alltid sträva efter att erhålla förskottsbetalningar. Periodisering av pågående projekt kommer därför i regel att göras mot kontot 2731-2775. Skulle nedlagda kostnader vara större än periodens förskott ska - under förutsättning att det ej är ett förlustprojekt och avtal finns som garanterar intäkten - projektets saldo bokföras på konto 1631-1679 som en upplupen intäkt.

Som underlag ska för varje pågående projekt bifogas en specifikation:
projektredovisningsmall

Dessutom ska en resultatrapport på kontonivå från Agresso bifogas på projektet.

11.7.3 Externfinansierade investeringar

Även för externfinansierade investeringar gäller full kostnadstäckning. Då kostnaden för en investering periodiseras i form av avskrivningar gäller det att i projektet avsätta medel för kommande års avskrivningskostnader. Se mer om hur externfinansierade investeringar i projekt ska hanteras i särskild instruktion i ek.handboken.
investeringar i projekt.

11.7.4 BOKFÖRING

När alla intäkter och kostnader enligt ovan är bokförda på projekten erhålls ett saldo för perioden.

Alternativ 1
Alternativ 2
Ingående balans
200 000
100 000
Förskott/intäkter
250 000
100 000
Nedlagda kostnader
-200 000
-250 000
Saldo
250 000
-50 000
Alt 1 = oförbrukat bidrag eller förutbetald intäkt. Alt 2 = upplupen intäkt.
-250 000
50 000
Periodens resultat
0
0


Bokföring/omföring av projekten ska göras enligt följande:
Alternativ 1

Konto
Org
Vsh
Debet
Kredit
3**9
2XX
Projekt
250 000
2731-2775
2XX
250 000

Då saldot är postivt ”periodiseras” periodens saldo som ett oförbrukat bidrag alt förutbetald intäkt. Projektets resultat för perioden blir 0.

Alternativ 2

Konto
Org
Vsh
Debet
Kredit
3**9
2XX
Projekt
50 000
1631-1679
2XX
50 000

I alternativ 2 är saldot negativt varför vi måste boka en upplupen intäkt på projektet för att saldot ska bli 0.

tillbaka till innehållsförteckning

 

Redigera
Share Dela