Internrapporter

Instruktionen nedan avser: 
delrapport tertial 2, 2014-08-31, utfall samt prognos

senast uppdaterad: 2014-08-26 (tidplan prognos)

En förenklad delrapport ska tas fram per TERTIAL 2. Förenklad i den meningen att ingen dokumentation behöver tas fram, enbart väsentliga belopp ska räknas med och preliminära, uppskattade beräkningar kan användas istället för verkliga.

Alla händelser ska bokföras i Agresso.

Checklista

  • Fördelning gemensamma kostnader. (CWE)
  • Fördelning kostnader fasta lokaler. (CWE)
  • Debitering bokade lokaler. (MRB)
  • Fördelning leasingkostnader IT- och telefonutrustning. (CWE)
  • Fördelning FO-anslag. (EOO)
  • Fördelning GU-anslag. (EOO)
  • Periodisering GU.-anslag. Konto 3018/org/10001 motkontering 3018/2440/10001/111. Reversering påföljande period. (HLA)
  • Avskrivningar. (CAJ)
  • Intern fördeln av arvoden till styrelsemedlemmar, facklig tid, prefektåterhämtning mm. (MJA)
  • Fördelning intäkter avgiftsskyldiga studenter enl VB:n. (CWE)
  • Periodisering intäkter avgiftsstudenter. Reverseras påföljande period.(CWE)

 Detta görs per institution:
(Detaljerade instruktioner till vissa punkter ges nedan.)

  • Bokför leverantörsfakturor i rätt period.
  • Pågående projekt periodiseras.
  • Saldon på balanskonton gås igenom och stäms av.
  • Kompendieintäkter bokförs.
  • Ev periodisering av FAK-anslag.
  • Bokföring av ev retroaktiv löneskuld. Ej aktuellt T2.
  • Ta fram underlag och bokför OH på kostnadsbärare. Utsökningsmall i agresso heter: RIK-DIREKT LÖN PER VSH P5-P8.
  • Kontrollera rätt vgr. Länk till red plan
 

Detta görs inte:

  • Beräkning förändring semesterlöneskuld. Skuld från senaste helårsbokslut gäller.
  • Rekvisition FAK-medel. Preliminär fördelning i tolftedelar gäller. Stora differenser kan periodiseras på institutionen.

Prognos

En helårsprognos ska beräknas på tertialutfallet.

Tidplan prognos 2, uppdaterad 2014-08-26

Tidplan

AUGUSTI
- Fördelning FO-anslag, fördelning styrelsearvoden, fackl tid. prefektåterhämtning mm.
- Fördeln gem kostn/fasta lokaler mm bokförs.

140902, kl 08:00
- Definitivregistrering fakturor i period 8 stängs. Därefter kan ni söka ut fakturor med status A för att boka upp eventuell omkostnadsreserv.

140903
- Avskrivningar bokförs.

140903
-
 Debitering bokade lokaler.
- Fördelning GU-anslag.
- Fördelning avgiftsintäkter studenter. Födelning vt-14 klar, inb. avseende ht-14 periodiseras.
- Brytdag lön. Sista dag för bokföring på lönekonton mellan inst./enheter.

140904
- Underlag för bokföring OH på kostnadsbärare period 05-08 tas fram. Bokförs på respektive inst./enhet. Mall för beräkning av RIK-påslag hittar ni i ekonomimappen - RIK. I flik 1 finns vidare instruktioner. OBS! Nya gemensamma procentsatser för RIK-pålägg fr o m 2014. 

140908
- Agresso stängs för reg period 8, kl.08.00.
(Styrs av tidplanen för inrapportering i Hermes.)

140908
- RR per vgren. Avstämd och kontrollerad per institution/enhet. Filen sparas i mappen "Bokslut 140831 inst_enheter". Det går bra att återanvända filen från bokslutet 140430.

Detaljerade instruktioner till vissa punkter på checklistan:

Leverantörsfakturor
Se till att så mycket som möjligt blir bokfört i rätt period. Gräns för periodisering av fakturor i delrapporten är 20tkr, dvs högre än vid årsbokslutet.

EFH-fakturor registreras automatiskt i den period som fakturan är daterad (om inte den perioden är stängd). Om ni har fakturor som ska bokföras i nästkommande period (sep) är det säkrast om ni låter den ligga kvar i ekonomsteget till vi stänger definitivbokföringen för perioden (aug).

Om man vet att många fakturor ej ankommit BTH, eller ej blivit slutattesterade, kan man bokföra en omkostnadsreserv på konto 2729/5559 som reverseras månaden efter. Vsh-konto 10012 eller 9?016 Omkostnadsreserv delrapport kan användas.

Projekt
Projekt ska periodiseras om resultatet uppgår till "väsentligt belopp". Väsentligt belopp kan variera beroende på omsättningen hos resultatenheten. Som riktlinje kan nämnas att periodisering av leverantörsfakturor är 20tkr.
Projekt får endast periodiseras om de är pågående, giltiga påskrivna avtal finns. En rimlig bedömning ska också göras för att periodiseringen ska matcha kommande intäkter/kostnader i projektet.

Balanskonton
Saldon på balanskonton som t ex förskott, övr skulder, osäkra kundfordringar, ej placerade intäkter etc ska gås igenom och redas ut i god tid innan delrapporten. Inga gamla "surdegar" får kvarstå i delrapporten.

FO-anslag
Ingen rekvirering av FO-anslag görs. En tilldelning på 8/12 av anslaget är intäktsfört på institutionerna. Om institutionerna inte har kostnader som matchar dessa intäkter och avvikelsen är väsentlig kan en periodisering göras. Använd konto 3048/org/10001 motkontering 3048/2440/10001/211. Om institutionerna har kostnader som överstiger tilldelade intäkter kan ingen periodisering göras.

Retroaktiv löneskuld
Ingen uppbokning av skuld för retroaktiv lön är aktuell till delrapport T2.

Redigera
Share Dela