Internrapporter

Instruktionen nedan avser:
delrapport tertial 1, 2013-04-30, utfall samt prognos

senast uppdaterad: 2013-05-02 ( avgiftsintäkter studenter )

En förenklad delrapport ska tas fram per TERTIAL 1. Förenklad i den meningen att ingen dokumentation behöver lämnas in tillsammans med rapporten, enbart väsentliga belopp ska räknas med och preliminära, uppskattade beräkningar kan användas istället för verkliga.

Alla händelser ska bokföras i Agresso och den inlämnade resultatrapporten ska överensstämma med resultatet i Agresso.

Checklista

Detta görs centralt:

Fördelning gemensamma kostnader efter i budgeten fastställda nycklar.
Fördelning kostnader fasta lokaler.
Fördelning kostnader för telefon- och receptionsservice.
Fördelning leasingkostnader IT-utrustning
GU-intäkter fördelas utifrån VB:n.
FAK-anslag fördelas ut, 4/12.
Avskrivningar.
Kostnadsfördelning bokade lokaler.
Intern fördeln av arvoden i kommitteér och nämnder.
Prefektförmåner utfördelas.
Fördelning intäkter avgiftsskyldiga studenter enl VB.

Detta görs på sektioner/enheter:
(Detaljerade instruktioner till vissa punkter ges nedan.)

Bokför leverantörsfakturor i rätt period.
Pågående projekt periodiseras.
Saldon på balanskonton gås igenom och stäms av.
Anläggningar aktiveras.
Kontantkassa inventeras.
Kompendieintäkter bokförs.
Rekvisition prefektförmåner.
GU-intäkter periodiseras internt som förutbetald intäkt. 4/12 av prognosen intäktsförs.
Ev periodisering av FAK-anslag.
Avstämning strategiska projekt under org 2413. Kontroll att rätt kostnader är bokförda på resp projekt.
Bokföring av ev retroaktiv löneskuld.
Ta fram underlag och bokför OH på kostnadsbärare. Utsökningsmall i agresso heter: RIK-DIREKT LÖN PER VSH P1-P4.
Ev rekvirering av facklig tid. Länk till mall.
Periodisering avgiftsintäkter studenter.

Detta görs inte:

Beräkning förändring semesterlöneskuld. Skuld från senaste helårsbokslut gäller.
Rekvisition FAK-medel. Preliminär fördelning i tolftedelar gäller. Stora differenser kan periodiseras på sektionen.

Prognosen

En helårsprognos ska beräknas på utfallet T1.

Instruktion för prognos.

Tidplan

APRIL
- Fördelning FAK-anslag, fördelning arvoden.
- Fördeln gem kostn/fasta lokaler mm bokförs centralt.

130503
- Rekvisition från centrala medel (inkl prefektförmåner), bokförs 130506.
- Avskrivningar april.

130506
- Kostnadsfördelning bokade lokaler.
- Fördelning GU-intäkter.
- Brytdag lön. Sista dag för bokföring på lönekonton mellan sektioner/enheter.

130507-
130508
- Underlag för bokföring OH på kostnadsbärare period 01-04 tas fram. Bokförs på respektive sektion/enhet. Vi har en ny mall för beräkning av RIK-påslag och den hittar ni i den gem ekonommappen - RIK. I flik 1 finns vidare instruktioner.

130508, kl 08:00
- Definitivregistrering fakturor i period 4 stängs. Därefter kan ni söka ut fakturor med status A för att boka upp eventuell omkostnadsreserv.

130510
- Agresso stängs för reg period 4, kl.08.00. (Styrs av tidplanen för inrapportering i Hermes.)

130513
- RR per vgren Inlämnat till ek.avd. Agressomall för utsökning finns under globala rapporter och i BTH-mappen VGREN. RR per vgr detaljerad, välj sumorg.

Nytt för i år är att det finns exceleratorrapporter som fyller i mallen åt er, vilket sparar tid och ni kan hoppa över utsökningen i förra stycket. Den ena rapporten söker på sumorg (202, 203 etc) och den andra på org.

Rapportmallarna finns i den gem ekonomimappen / EXCELERATORMALLAR.

130517, kl 12:00
- Prognos per vgren, prognos hst/hpr samt kommentarer inlämnat till ek.avd. alt mailat till EPI och CWE.

Detaljerade instruktioner till vissa punkter på checklistan:

Leverantörsfakturor
Se till att så mycket som möjligt blir bokfört i rätt period. Gräns för periodisering av fakturor i delrapporten är 20tkr, dvs högre än vid årsbokslutet.

EFH-fakturor registreras automatiskt i den period som fakturan är daterad (om inte den perioden är stängd). Om ni har fakturor som ska bokföras i maj kan ni meddela oss via mail aze (säkrast) eller ange i kommentarfältet på fakturan.

Om man vet att många fakturor ej ankommit BTH, eller ej blivit slutattesterade, kan man bokföra en omkostnadsreserv på konto 2729/5559 som reverseras månaden efter. Vsh-konto 10012 Omkostnadsreserv delrapport kan användas.

Projekt
Projekt ska periodiseras om resultatet uppgår till "väsentligt belopp". Väsentligt belopp kan variera beroende på omsättningen hos resultatenheten. Som riktlinje kan nämnas att periodisering av leverantörsfakturor är 20tkr.
Projekt får endast periodiseras om de är pågående, giltiga påskrivna avtal finns. En rimlig bedömning ska också göras för att periodiseringen ska matcha kommande intäkter/kostnader i projektet.

Balanskonton
Saldon på balanskonton som t ex förskott, övr skulder, osäkra kundfordringar, ej placerade intäkter etc ska gås igenom och redas ut i god tid innan delrapporten. Inga gamla "surdegar" får kvarstå i delrapporten.

GU-intäkter
Gu-anslaget fördelas till BTH tolftedelar. I april har BTH fått 4/12 av takbeloppet - vi har inte rätt att intäktsföra hela anslaget enligt VB:n.
När vi fördelar ut intäkterna till sektionerna enl VB:n fördelar vi ut mer än 4/12 av anslaget. Internt ska denna förutbetalda intäkt periodiseras till 4/12 av prognosen. Då kommer intäkterna att matcha kostnaderna och vi får även rätt intäkter på BTH totalt. Denna periodisering görs på konto 3018/org/10001 motkontering 3018/2421/10001. Reversering påföljande period. De bokförda GU-intäkterna får inte överstiga 4/12 av det interna takbeloppet. De interna taken finns angivna i instruktionen för prognosen.

Periodisering avgiftsintäkter studenter
VT13 sträcker sig från ca 20/1-5/6. Dvs per 30/4 så ska 3,3/4,5 (terminen i månader) gånger bokförd intäkt avs VT13 tas upp som intäkt. Konteras 3329/2775.

FAK-anslag
Ingen rekvirering av FAK-anslag görs. En tilldelning på 4/12 av anslaget är intäktsfört på sektionerna. Om sektionerna inte har kostnader som matchar dessa intäkter och avvikelsen är väsentlig kan en periodisering göras. Använd konto 3048/org/10001 motkontering 3048/2431/10001. Om sektionen har kostnader som överstiger tilldelade intäkter kan ingen periodisering göras.

Retroaktiv löneskuld
Ingen uppbokning av skuld för retroaktiv lön är aktuell till delrapport T1

Dela