FAQ VESSA

Nedan kan du finna de vanligaste frågorna om VESSA. Frågorna är uppdelade i fyra områden, tekniska, administrativa, handläggnings- och övriga frågor. Får du inte svar på din fråga här kan du alltid kontakta Piotr Urbanski på piotr.urbanski@bth.se

Tekniska frågor

Hur får jag Lotus Notes installerat på min dator?

Måste jag ha Lotus Notes installerad på min dator för att kunna använda VESSA?

Vem kontaktar jag om jag får tekniska problem med VESSA?

Administrativa frågor

Hur många gånger kan man omfördela ett ärende?

Jag behöver lägga till en ny beslutstext

Handläggningsfrågor

Vem kontaktar jag om ett ärende har hamnat fel?

När används beslutet Avvisning?

Vad är det för skillnad mellan Besluta och Avsluta ett ärende?

Hur länge kan ett ärende invänta en komplettering?

Jag har fattat ett beslut men studenten kan inte se beslutet, varför?

Kan man backa ett beslut?

Kan man omfördela till en funktionsadress (ladok@bth.se)?

Kan man bifoga filer i VESSA?

När ser studenten beslutet?

Hur kan jag kommunicera med studenten? 

Övriga frågor

Jag saknar en blankett i VESSA


Svar på frågorna

Hur får jag Lotus Notes installerat på min dator?
Kontakta IT-avdelningen.

Måste jag ha Lotus Notes installerad på min dator för att kunna använda VESSA?
Ja

Vem kontaktar jag om jag får tekniska problem med VESSA?
Tekniska problem löses av IT-avdelningen

Vem kontaktar jag om ett ärende har hamnat fel?
Kontakta personen som har ärendet att omfördela det till rätt person. Titta också på omfördelningsstrukturen, om den är fel - kontakta Studentcentrum.

När används beslutet Avvisning?
Om ex.vis fel blankett har används för ärendet i frågan har man rätt att avvisa ärendet (man kan inte ta ett beslut Bifall/Avslag) Samtidigt måste man hänvisa studenten till rätt blankett i frågan för ärendet. Det räcker således inte att man bara avvisar ett ärende.

Man kan också avvisa ett ärende om det redan har fattats ett beslut om det tidigare. Viktigt att man hänvisar till det tidigare beslutet i det avvisade beslutet.

Vad är det för skillnad mellan Besluta och Avsluta ett ärende?
Vid endast "Beslut" syns inte beslutet för studenten, utan det är först när ärendet har Avslutats som ett e-post meddelande sänts automatiskt till studenten om att färdigbehandlat med hänvisning till ärendesidan.

Hur länge kan ett ärende invänta en komplettering?
En komplettering skall vara ärendet tillhanda inom 3 veckor efter begärd komplettering. Det är viktigt att detta framgår i kompletteringstexten. Skriver du med denna information så har du rätt att avslå ärendet efter denna tid, eftersom det inte har inkommit nya information som kan förändra ärendet.

Jag har fattat ett beslut men studenten kan inte se beslutet, varför?
För att studenten skall se beslutet och beslutstexten måste ärendet "Avslutas" i VESSA. Det är först då som ett autogenererat e-post sänds till studenten om att ärendet är färdigbehandlat.

Hur många gånger kan man omfördela ett ärende?
Det finns ingen gräns, och alla omfördelningar syns under "Handläggningshistoria".

Jag saknar en blankett i VESSA
Kontakta Studencentrum och framför förslag på e-blankett

Jag behöver lägga till en beslutstext
Beslutstextsmallar läggs in av StudentCentrum. Kontakta Studencentrum  om du vill skapa en ny beslutstextsmall.

Kan man backa ett beslut?
Ett beslut är möjligt att backa men endast om orsaken är ett felaktigt beslut. Denna åtgärd kan endast utföras av VESSA-koordinatorn på Studentcentrum. Notera att det gäller enbart beslutade och INTE Avslutade ärende.

Kan man omfördela till en funktionsadress (ladok@bth.se)?
Nej, absolut inte! Man ska aldrig omfördela ett ärende till en funktionsadress. Dels för att det rent tekniskt inte går att besluta, men även pga. rättsäkerheten - då en individ måste stå bakom ett beslut och inte en funktionsadress.

Kan man bifoga filer i VESSA?
Ja, det gör man under fliken Tjänsteanteckningar etc (Se bild)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Redigera
Share Dela