Process utbildningsinformation för webb och katalog

Förslag till processansvarig: Informationsproducenten vid informationsavdelningen

Processen innefattar det arbete som syftar till att sprida insamlad information om BTH:s utbildningar via den utbildningskatalog som ges ut för höstterminens utbildningar.

Processen startar runt den 15 maj då informationsproducenten kallar till ett startmöte för katalogproduktionen. Till detta möte kallas den av sektionschefen utsedda kontaktpersonen på respektive sektion, ansvariga för kapiteltexter samt chefen för studerandeavdelningen. Även ordförande i GUN bör delta. Mötet är tänkt som ett idémöte där synpunkter på katalogens utformning, foto, omfattning osv. kan framföras. Det är också ett tillfälle för sektionerna eller informationsproducenten att lansera nya koncept eller idéer för katalogens utformning medan tid ännu finns att ta hänsyn till dessa. Hur omfattande de fristående kurserna ska presenteras i kommande katalog bestäms på detta möte.

Informationsproducenten har till detta möte förberett tydliga anvisningar för de texter som sektionerna ska producera samt ger tips och tidsplan för katalogproduktionen. Detta gås igenom på startmötet. Informationen finns sedan på en särskild webbsida.

Efter startmötet upphandlar informationsproducenten reklambyråtjänster och tryckeritjänster. Offerter tas in.

Kontaktpersonen på respektive sektion ska den 1 augusti meddela hur många program (gärna namngivna) som sektionen avser att marknadsföra i kommande katalog. Utifrån antalet program görs en grov sidplanering. Det totala antalet sidor meddelas tryckeriet för pappersbeställning.

För höstkatalog gäller följande två deadlines:

Den 15 augusti för kursinformation och den 1 september för programinformation. Vid dessa datum hämtas utbildningsinformation ur utbildningsdatabasen (KursInfo).

Den 15 augusti lämnas även underlag till katalogens introduktionstexter (kapitel).

Efter varje deadline gör studerandeavdelningen ett visst efterarbete samt sätter anmälningskoder. Därefter förbereder IT-avdelningen det utdrag ur databasen som överlämnas till informationsproducenten för katalogproduktion.

Det är sektionerna, på studerandeavdelningens initiativ, som ansvarar för att rapportera in all utbildningsinformation. Även ansvaret för informationens kvalitet ligger på sektionen.

Den 15 juni publiceras, på webben, det utbildningsutbud som gäller kommande vårtermin. Det är utbildningsinformation som sektionerna lagt in i KursInfo avsedd för webben.

Under augusti/september ställer informationsproducenten samman utbildningsinformationen från databasen, studerandeavdelningens texter rörande antagningsförfarandet o dyl, texter från plattformschefer samt övriga texter. Varje sida i katalogen arbetas fram i detalj.

Fotografering till katalogen förbereds och genomförs. Informationsproducenten kontaktar kontaktpersonen på respektive sektion med en begäran om hjälp att finna lämplig plats för fotografering, lämpliga föremål och studenter. Dag och tid för fotografering meddelas kontaktpersonen som i sin tur meddelar berörda studenter.

Därefter startar arbetet med katalogens formgivning. Detta sker i samarbete mellan informationsproducenten och vald reklambyrå.

I slutet av september kommer korrekturet som hanteras av informationsproducenten. Korrektur på sektionens sidor sänds till kontaktpersonen på respektive sektion. Korrekturet fungerar endast som en sista kontroll att fakta kring programmen är korrekt. För höstkatalogen är korrekturtiden mycket kort.

De eventuella korrekturändringar som sektionerna behöver göra hanteras av informationsproducenten. (Observera att det gäller enbart den tryckta katalogen, inte information som finns publicerad på webben.)

Efter korrekturarbetet görs ett slutkorrektur och därefter leverans av filer till tryckeriet.
Tryckt katalog levereras till BTH runt den 1 november.

Efter den 1 november startar på hösten de stora utbildningsmässor där katalogen används. Även distribution av katalogen påbörjas. Majoriteten av höstkatalogen direktdistribueras till utvalda grupper men även annan form av distribution exempelvis till skolor, arbetsförmedlingar, bibliotek osv. görs.

Den 1 november publiceras, på webben, det utbildningsutbud som gäller kommande hösttermin. Det är utbildningsinformation som sektionerna lagt i KursInfo avsedd för webben.

En affisch beställs av reklambyrån som gjort katalogen. Affischen skickas ut till de skolor som BTH kommer att besöka under vintern och våren. På affischen anges dagar och tider får BTH finns på plats på skolan eller mässan. Detta hanteras av informationssekreteraren.

Då katalogen är tryckt startar processen uppsökande verksamhet samt processen rekrytering.

Kontaktpersoner vid sektionerna (uppdaterat den 24 april 2012)

COM: Gunnar Råhlén
DSN: Ulrika Magnusson
HAL: Marianne Lagerholm
ING: Svetlana Zivanovic
MAM: Åsa Robertsson

(Reviderad katalogprocess 2011-06-09)