Intranytt

Bättre service vid anmälan slog väl ut

Den 9 januari sjösattes ett nytt sätt att hantera efteranmälningar till kurser och program vid bth. försöket har gått över förväntan, och de sökande, som utlovades ett svar inom tjugofyra timmar har i genomsnitt fått svar inom tre till fyra timmar.

– I vissa fall har vi kommit ner i en handläggningstid på ett par minuter, berättar Tomas Johansson, chef för studerandeavdelningen.

Fotomontage på hastighetsmätare och man som arbetar vid dator.

Svar inom 24 timmar

Efteranmälan sker numera via ett enkelt webbformulär som kommer till handläggaren i form av ett e-post. De som arbetar med efteranmälningarna behöver bara ett e-postprogram så att de kan granska anmälningarna. De använder sig av ett antal standardsvar som sedan anpassas till det enskilda fallet. Den sökande får ett e-post till svar inom tjugofyra timmar (på vardagar) och blir de antagna får de också ett antagningsbesked per vanlig post inom ett par dagar.

– Målsättningen var att kunna svara på efteranmälningarna snabbare och det har vi lyckats med. Tidigare låg svarstiden på omkring en vecka, nu ligger den på tre till fyra timmar, säger Tomas Johansson.

Bunden vid tidsplan

I den webbanmälan som användes tidigare var det i princip omöjligt att få en svarstid på under en vecka. En normal antagningsprocess är styrd av en tidsplan. Optimeringen har därför koncentrerats till att automatisera handläggarens arbete, snarare än på att snabba upp handläggningstiden. Därför fanns det ingen möjlighet att ge svar via e-post och en separat adressuppdatering via SPAR var tvungen att göras innan antagningsbeskedet skickades ut. Beskedet skickades sedan med postens e-brev, vilket förlängde tiden med ytterligare en dag.

Minskad sårbarhet

– Det vi har gjort med det nya systemet är egentligen ingen rationalisering, men genom att gå tillbaka till en mindre teknisk avancerad lösning har vi snabbat upp svarstiden mycket, säger Tomas Johansson. Egentligen har den faktiska handläggningstiden ökat, medan den tid en ansökan ligger och väntar mellan olika moment nästan helt har försvunnit. Men det är ingen som har klagat på den ökade arbetsinsatsen, det viktiga är att vi kan ge våra sökande en bättre service.

En annan fördel är att i år har åtta stycken på studerandeavdelningen turats om att jobba med efteranmälningarna, vilket har spridit riskerna. De har inte varit lika sårbara som tidigare när det bara var ett par stycken som kunde antagningsystemet.

Text: Jenny Gustavsson

Fotomontage: Anna Harding

tillbaka

Redigera
Share Dela