intranytt

Optimering av administrationen genom översyn

En man och en kvinna står lutade över ett skrivbord. Kvinnan talar i telefon. Är den administration vi har i dag ändamålsenlig? Bör den förändras? Kan den förbättras? Dessa frågor har BDO Consulting Group Stockholm AB fått i uppdrag att svara på i den administrativa översyn som påbörjas i dagarna.

BDO har fått i uppdrag att ge förslag till hur de administrativa processerna ska bedrivas och hur ansvarsfördelning mellan enheter och sektioner, men även inom sektionerna kan se ut.

Utvärdering klar 1 juni

Utredarna ska särskilt titta på ekonomiadministration, studerandeadministration, personaladministration och marknadsföring och man ska titta på hela högskolans administration. Arbetet beräknas ta lite drygt en månad i effektiv tid och ska presenteras på stora ledningsgruppens strategidagar den 1 juni.

Anpassning av administrationen

Högskolan har gått från en organisation med åtta institutioner till en organisation med fyra sektioner i varierande storlek. Dessutom har den största sektionen sex avdelningar med egen administration.

– Administrationen är fortfarande uppbyggd enligt den tidigare organisationen och nu behöver vi titta på om den är optimal för högskolan, säger Sven-Ove Nilsson, förvaltningschef.

Minskad personalstyrka inte målet

Vid högskolans enheter bedrivs verksamhet som i flera fall kanske även bedrivs vid sektionerna eller någon annan enhet. Detta leder till risk för dubbelarbete eller att frågor faller mellan stolarna och det kräver tydliga gränsdragningar som lösning.

– Resultatet av översynen kan innebära omorganisationer, i vissa fall kan det handla om centralisering av processer, i andra fall kan en decentralisering vara lämpligast, säger Sven-Ove Nilsson. Men målsättningen med det arbetet är inte på något sätt att hitta anledningar till att minska personalstyrkan. Men vilka konsekvenser översynen får går inte att spekulera i.

Förbättringsarbete

BDO ska enligt uppdraget dokumentera nuvarande processer och ange dess fördelar och nackdelar. De ska också utarbeta och dokumentera nya och förbättrade processer. Slutligen ska de föreslå hur ansvaret för administrativa processer och tillhörande kontinuerligt förbättringsarbete bör fördelas mellan enheter och sektioner.

Bollplank

Valet av företag har skett genom upphandling. De inledande kontakterna mellan företaget och högskolan sköts av rektor. En erfaren chefsadministratör ur högskolevärlden, dock inte från BTH, kommer att finnas till förfogande för dem för att de ska få bättre förståelse för en högskolas villkor och struktur.

– Vi är inget vanligt företag, och det är viktigt att en utredare får möjlighet att tränga in i den speciella kultur som råder i högskolevärlden, säger Sven-Ove Nilsson.

Vem som kommer att agera bollplank är ännu inte bestämt. Ansvarig för att utse denna person är rektor.

linje

Text: Jenny Gustavsson

Bild: www.sxc.hu

pil tillbaka

Redigera
Share Dela