Tema: offentlighet och it

Diarieföring nödvändigt ur offentlighetssynpunkt

Vad är diarieföring?

Ett diarium är en typ av dagbok över särskilt viktiga handlingar hos en myndighet. Det används i första hand för att skapa överblick och insyn i myndighetens allmänna handlingar. Med hjälp av ett diarium kan allmänheten se vilka handlingar som kommit in eller upprättats hos myndigheten. Diariet är inte bara motiverat ur offentlighetssynpunkt. Det är även ett bra redskap för de anställda på myndigheten. Det underlättar sökningar av viktiga dokument och håller dokumenten ordnade på ett rationellt sätt.

Vad skall diarieföras?

En första regel är att alla sekretessbelagda handlingar måste registreras. Därutöver finns det behov av att diarieföra handlingar som hör till ärenden, som ligger till grund för beslut eller på annat sätt bedöms som viktiga att ha kontroll över.

Vad behöver man inte diarieföra?

Handlingar som bedöms ha ringa betydelse för högskolans verksamhet behöver inte diarieföras. Detsamma gäller handlingar inkomna för kännedom eller som inte föranleder någon åtgärd. Det är inte heller nödvändigt att registrera handlingen om det rör sig om enklare förfrågningar, rutinartade meddelanden, informationsservice med mera.

Om handlingarna är sökbara på något annat sätt behöver de inte diarieföras, till exempel i databaser eller register. Vid BTH behöver du inte diarieföra uppgifter/handlingar som hör till Ladok, Agresso och liknande.

E-post och fax

Avgörande för om man skall diarieföra en handling är aldrig hur den ser ut, benämns eller på vilket sätt den skickas. Det avgörande är alltid vad som står i handlingen det vill säga informationsinnehållet. Den som öppnar post är alltid skyldig att ställning till om en handling skall diarieföras. Detta gäller även e-post. Om du har ett e-meddelande som skall registreras kan du skicka det till diariets särskilda e-postadress; diarium@bth.se. Är du osäker så fråga registratorn på sektionen eller BTHs huvudregistrator.

Diarieansvariga

Birgitta Grahm och Magdalena Nordin. Förvaltningens registratorer ansvarar för högskolans centrala diarium. I detta diarium diarieförs handlingar som hör till högskolans övergripande beslutsorgan och förvaltning. Ansvarsområdet omfattar högskolestyrelsen, högskoleledningen, förvaltningen, övriga enheter, fakultetsnämnd, forskningsnämnd, grundutbildningsnämnd, anställningsnämnd samt alla övriga nämnder.

Sektionernas registratorer ansvarar för handlingar som rör sektionen och där sektionerna har egen beslutanderätt. Det gäller i första hand frågor och beslut med anknytning till sektionschefen eller sektionsstyrelsen. Därtill kommer andra handlingar som har direkt anknytning till utbildning och forskning vid sektionen, exempelvis kontakter med studenter, beslut och avtal vid sektionen.

Om du har frågor angående diarieföring och registrering får du gärna kontakta oss: Birgitta Grahm och Magdalena Nordin.

Text: Magdalena Nordin

Bild: Jenny Gustavsson

pil Tillbaks till löpsedeln

Redigera
Share Dela