En revision av styrdokumenten

Visst har du kommit i kontakt med ett styrdokument på bth? sådana är nämligen ofta förekommande och syftar till att styra och reglera vår verksamhet. just nu genomför jag en revision av bth:s interna styrdokument. syftet är att vi ska få ännu bättre och effektivare dokument.

Internt styrdokument?

För enkelhetens skull kan man dela upp styrdokumenten i interna och externa. De externa är sådana som inte fastställs på BTH; det kan vara lagar, förordningar och regleringsbrev för att nämna de viktigaste. De interna däremot fastställer vi själva. I huvudsak kan man ställa tre krav på de interna styrdokumenten: att de följer av de externa, att de är korrekt fastställda av någon enskild beslutsfattare eller av ett beslutande organ enligt beslutsordningen samt att de följer av övriga interna styrdokument. Det finns ett stort utbud, exempelvis arbetsmiljöpolicy, resepolicy, utvecklingsplan och regler för representation.

Frågor

Den pågående översynen startade i huvudsak med de dokument som fanns på hemsidan under rubriken styrdokument samt i personalhandboken och i ekonomihandboken. Sammantaget startade arbetet med cirka 150 dokument eller dokumentliknande delar av nämnda handböcker. Frågor jag ställde mig var: Finns överlappningar? Hur förhåller sig dokumenten till varandra? Hur förhåller de sig till externa styrdokument? Hur kan vi skapa likformighet i utformandet? Kan man ta bort hela eller delar av dokument som faktiskt inte kan ses som reglerande eller styrande? Finns det dokument som är utformade som rekommendationer, men som borde vara starkare formulerade?

Göteborgsmodellen

I uppdraget ingick att jag skulle se närmare på en liknande översyn som genomförts på Göteborgs universitet. Mycket riktigt hade man där utarbetat principer för hur olika interna styrdokument borde utformas. Vid Göteborgs universitet använder man policies, planer, uppdrag och regler.

Mycket kortfattat kan man säga att dokumenten bestäms efter konkretionsgrad och giltighetstid. En policy är abstrakt eftersom den anger allmänna och eftersträvansvärda värden. Regler däremot måste vara utformade så att de täcker ett antal tänkbara konkreta situationer. Planer och uppdrag befinner sig någonstans däremellan vad gäller konkretionsgraden. Policies och regler gäller tillsvidare. Planer och uppdrag har alltid begränsade giltighetstider.

Arbetsprocessen

Med utgångspunkt i det arbete man gjort vid Göteborgs universitet har jag gått igenom de flesta av BTH:s styrdokument. Detta arbete har bedrivits i samverkan med bland andra avdelningscheferna på förvaltningen. Vi har diskuterat igenom de dokument som ligger inom deras respektive ansvarsområde. Vissa texter har förkortats och andra har förlängts. Vissa dokument har strukits medan andra enbart har fått ny rubrik eller slagits ihop. Väldigt många delar av personalhandboken och ekonomihandboken ska fortsätta att vara rekommendationer eller instruktioner och är alltså inte att betrakta som interna styrdokument. Fokus har emellertid inte legat på innehållet i sak – vi har i huvudsak arbetat med formalia. Men givetvis har texterna uppdaterats då vi har upptäckt någon felaktighet.

Snart färdigt – och fortsättningen?

Rektor och förvaltningschefen har nyligen som ett resultat av översynen, beslutat om förändringar av en rad interna styrdokument. De har dessutom beslutat om inrättande av flera nya dokument, men en del arbete återstår.

När detta är klart, förhoppningsvis under första delen av hösten, kommer BTH att ha ungefär 60 enhetligt utformade interna styrdokument som spänner över alla verksamhetsgrenar. Nästa steg borde vara att informera om den standard vi nu ska använda. Sen kan det vara aktuellt att fundera vidare på om man inte ska försöka hantera de aktuella dokumenten i någon typ av databas.

Text: Magnus Ekblad

Redigera
Share Dela