Ökad kontroll och kvalitet när fakturorna hanteras elektroniskt

Jenny Sundström, Henrik Andersson och Alka Zelic har ansvarat för projektet Elektronisk fakturahantering

Första juli i år ska samtliga myndigheter kunna skicka och ta emot elektroniska fakturor. BTH är redan nu en bra bit på väg tack vare det senaste årets arbete med att införa elektronisk fakturahantering i hela organisationen.

BTH är bland de första högskolorna i landet som inför elektronisk fakturahantering. Efter ett intensivt arbete börjar man nu se slutet på ett lyckat projekt.
- Det har tagits emot jättebra ute i organisationen. Det innebär ett förändrat arbetssätt för ekonomerna och man måste vänja sig vid det, säger Alka Zelic och Jenny Sundström som tillsammans med Henrik Andersson har varit ansvariga för projektet.

Från och med 2008 skickas samtliga fakturor upp till Hackås där de skannas in. Ekonomiavdelningen får sedan tillbaka en fil med vilka fakturor som är inskannade och man har på så sätt förenklat arbetet avsevärt.
- Nu går det väldigt snabbt, det gör det lättare för oss och vi sparar mycket tid på att vi slipper skanna in fakturorna själva, säger Jenny Sundström.

Regeringen har nu också som mål att alla statliga myndigheter ska kunna hantera sina inköpsprocesser elektroniskt från 2010. Så även om hela organisationen nu är inne i systemet och projektet därför börjar närma sig sitt slut är arbetet långt ifrån avslutat.
- Det finns alltid saker att ändra på. Vi är inte 100 procent nöjda med systemet, men vi väntar på en uppdatering som kommer att göra portalen mer användarvänlig, säger Alka Zelic.

Pappersfakturor försvinner mer och mer. I framtiden kommer troligtvis de flesta fakturor skickas elektroniskt. Elektronisk fakturahantering sparar på sikt dessutom en hel del pengar. Till en början blir det vissa merkostnader, men i längden innebär det nya arbetssättet att man sparar in och kan lägga tiden på annat.
- Istället för att sitta med det löpande arbetet kan man lägga tiden på mer kvalitativa arbetsuppgifter. Nu ser vi dessutom eventuella fel tidigare och kan hela tiden följa fakturans väg. Det blir mer kontroll och vi upplever att kvaliteten i hanteringen har ökat, säger Alka Zelic och Jenny Sundström.


Text och bild: Sara Persson

 

Redigera
Share Dela