Att använda kalendern i Lotus Notes

Följande instruktion gäller för version 8.0 eller senare av Lotus Notes-klienten. 

Kalendern

Du kan i Lotus Notes använda kalendern för att planera och schemalägga din tid. Kalendern kan också påminna dig om bemärkelsedagar eller andra viktiga händelser.

Att öppna kalendern

Kalendern är "inbyggd" i din e-postapplikation i Lotus Notes. Du kan öppna kalendern på ett antal olika sätt, enklast är att  använda knappen Open.

Öppna kalendern i Lotus Notes

Day-At-A-Glance

Ute till höger i sidopanelen finns Day-At-A-Glance. Där kan man få en bekväm överblick över hur dagens planering ser ut.

Day-At-A-Glance i sidopanelen

Att bjuda in till ett möte

Bjud in till ett möte genom att välja New - Meeting i din kalender.

Skapa ett nytt möte i Lotus notes-klienten

Du får nu upp ett formulär där nedan fält måste fyllas i.

Mötesformulär i Lotus Notes-klienten

När du bjuder in till ett möte skickas inbjudningen till deltagarna via e-post. Det är därför viktigt med en informativ och bekrivande rubrik på inbjudan.

Rubrikraden i en mötesinbjudan i kalendern i Lotus Notes-klienten

Nästa steg är att ange vilken dag och tid mötet ska äga rum. Som standardvärde väljer Lotus Notes-klienten att ett möte ska vara en timme. Du kan ändra datum och klockslag genom att antingen skriva in direkt i fälten eller att välja tidpunkt med hjälp av kontrollerna (markerade med pilar nedan).

Kontroller för att välja tid i kalendern

När du är nöjd med mötestiden är det dags att bjuda in deltagare. Det finns tre olika nivåer på inbjudningarna, de som ska delta (Required), de som kan delta om de har tid och lust (Optional) och slutligen de som enbart får inbjudan som information och som inte förväntas delta i själva mötet (FYI).

Du kan mata in deltagare direkt i fälten, eller välja med hjälp av adresskontrollern (du får fram den genom att klicka Required).

Att få fram adresskontrollen i kalendern

I adresskontollen kan du välja namn ur BTHs adressbok och välja i vilket fält (Required, Optional eller FYI) varje namn ska hamna.

Adressdialogen i kalendern

När du valt deltagarna kan du kontrollera om de är tillgängliga vald tid. Klicka på fliken 'Find Available Times' så får du en översikt över de inbjudnas scheman.

Om någon av mötesdeltagarna är upptagna den föreslagna tiden kan du nu gå tillbaka och justera mötestiden.

Tid tillgänglig för mötesbokningar

Vill du lägga  till mer information eller vill bifoga filer kan du göra det under fliken 'Description'.

Mötesbeskrivning

Denna information skickas med i din inbjudan som skickas via e-post.

När allt är klart skickas din mötesinbjudan med knappen 'Save and Send Invitations'.

Skicka mötesinbjudan

När man får en inbjudan

När du får en inbjudan från en annan person dyker den upp i din inbox. På ikonen ute i vänsterkanten ser man att det är en mötesinbjudan.

Mötesinbjudan i inboxen

När du sedan öppnar inbjudan finns ett antal olika val. Det vanligaste är att man tackar ja (Accept) eller nej (Decline) till inbjudan.

Tacka ja eller nej till en möteinbjudan

Är man osäker om man kan vid den föreslagna tidpunkten kan man med funktionen 'Check Calendar' kontrollera hur det ser ut i ens egen kalender.

Kontrollera sin kalender

När du accepterar en mötesinbjudan läggs den direkt in i din kalender.

Mer information

Mer information om hur kalendern fungerar kan du få i Lotus Notes inbyggda hjälpfunktion.

Hjälpen i Lotus Notes

 

Redigera
Share Dela