BTH byggnad

Behandling av personuppgifter vid BTH

PERSONUPPGIFTSANSVAR

Blekinge Tekniska Högskola (BTH) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för högskolans verksamhet.

Du har rätt att kontakta BTH om du vill ta del av de uppgifter högskolan har om dig, för att begära rättelse eller för att begära begränsning av behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter.

Om du har klagomål på BTH:s behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Kontaktuppgifter till högskolan är:

Blekinge tekniska högskola, 371 79 Karlskrona,

telefon till växel 0455-38 50 00,

e-post till registrator: registrator@bth.se

Du når högskolans dataskyddsombud genom att ringa till växeln eller via e-post till dataskyddsombud@bth.se

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Behandling av personuppgifter vid BTH görs för att kunna genomföra uppdraget som högskola och statlig myndighet genom utbildning, forskning och samverkan med samhället.

BTH ansvarar för att endast de personuppgifter som behövs för ändamålet samlas in och behandlas och att en rättslig grund finns för detta.

De vanligaste anledningarna till att BTH behöver behandla dina personuppgifter är att du är student, anställd, söker en tjänst, deltar i ett arrangemang vid högskolan eller deltar i en forskningsstudie.

BTH ansvarar för att all behandling av dina personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och att åtgärderna ska vara sådana att de säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen.

Då BTH är en statlig myndighet som lyder under offentlighetsprincipen innebär detta att meddelanden och annan information som skickas till högskolan blir allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan BTH vid begäran komma att lämna ut dessa, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

BTH kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till andra parter som behöver ta del av dem till följd av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som BTH har. Exempelvis sker utlämning av uppgifter på studenter regelbundet till CSN och SCB och uppgifter på anställda måste bl.a. lämnas till Skatteverket.

Personuppgifter vid BTH bevaras så länge det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen samt i enlighet med gällande lagstiftning. De flesta personuppgifter som behandlas vid BTH behöver sparas vid högskolan i enlighet med arkivlagen (199:782) och Riksarkivets föreskrifter.

 

INFORMATION TILL DIG SOM ÄR STUDENT

Behandling av uppgifter om dig som student förekommer i studieadministrativa system som är nödvändiga för att BTH ska kunna genomföra utbildningen. De två system som huvudsakligen berör dig som student är NyA och Ladok.

I antagningsregistret NyA sparas identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och uppgifter om behörighet, urvalsgrund, skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift samt antagning. Dina uppgifter behandlas av Universitets- och högskolerådet och BTH när vi prövar om du är behörig och när vi värderar dina meriter inför urvalet.

I studieregistret Ladok sparas för varje student identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och utöver de uppgifter som behandlas i NyA även uppgifter om deltagande i utbildning och prov, studieresultat, betyg, tillgodoräknande av utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet och examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att BTH ska kunna lämna uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB).

Bestämmelser om registren NyA och Ladok finns i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier mm vid universitet och högskolor. Utlämnande av uppgifter från registren kan ske till tredje part exempelvis andra högskolor, SCB och CSN enligt den uppräkning som finns i förordningen.

Du kan även läsa om hur dina personuppgifter behandlas som student på FAQ-sidan för antagning till BTH:s utbildningar.

INFORMATION TILL DIG SOM DELTAR I ARRANGEMANG VID HÖGSKOLAN

Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post) och övriga uppgifter som lämnas i samband med anmälningar till seminarier, konferenser, disputationer etc. sparas bara så länge som det krävs för administrationen av arrangemanget eller vad som krävs enligt gällande bokföringsregler.

Vid vissa arrangemang sker fotografering och filmning. Du som deltagare eller besökare kan därför komma att bli fotograferad och filmad för BTH:s räkning och materialet kan komma att användas i tryckt och/eller digital form, exempelvis på webben, i annonser, i broschyrer, som pressbilder eller användas av högskolans samarbetspartners. Bilderna och filmerna kan även komma att användas för framtida bruk. Materialet kommer att tas bort och arkiveras när det inte längre bedöms vara relevant.

För kommunikation i sociala medier som exempelvis Facebook, Instagram, Twitter och Youtube saknas i flera fall nödvändiga skyddsåtgärder mellan sociala medier och EU/EES alternativt direkt med BTH. Därför har inte BTH full rådighet över hur bilder och filmer som publiceras i dessa medier används.

Om du inte vill fotograferas och filmas eller har frågor kontakta BTH:s kommunikationsavdelning som vid våra arrangemang har mörkblå västar på sig eller ring via växeln: 0455 – 38 50 00.

INFORMATION TILL DIG SOM ÄR DELTAGARE I FORSKNINGSPROJEKT

Personuppgifter, inklusive känsliga personuppgifter såsom frågor om din hälsa, kan komma att behandlas om du deltar i ett forskningsprojekt vid BTH.

Ett forskningsprojekt får bara utföras om du som deltagare frivilligt samtyckt till detta och dessutom bara om du dessförinnan fått information om forskningen.

Du har rätt till information om den övergripande planen för forskningen, syftet med forskningen, de metoder som kommer att användas, de följder och risker som forskningen kan medföra, vem som är forskningshuvudman, att deltagande i forskningen är frivilligt, och din rätt att som deltagare när som helst avbryta din medverkan.

INFORMATION TILL DIG SOM ÄR LÅNTAGARE PÅ BIBLIOTEKET

Högskolebiblioteket behandlar personuppgifter som är nödvändiga för administration av lån och reservation av material i bibliotekets låntagarregister. Uppgifterna som behandlas är namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Loggning sker även av användningen av bibliotekets digitala miljöer.

Personuppgifter (namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer) registreras i bibliotekets låntagarregister. I låntagarregistret registreras lånade och reserverade böcker. Loggning sker av användningen av bibliotekets digitala miljöer. Om låntagaren inte återlämnar böckerna efter lånetidens utgång kan förseningsavgifter krävas, och personuppgifter kan komma att utlämnas till inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna bedriva biblioteksverksamhet som exempelvis utfärda lånekort, administrera lån, hantera anmälningar till kurser, ta emot beställningar av material samt kontakta frågeställare.

Insamlade personuppgifter kommer inte att behandlas för något annat ändamål och kommer inte att lämnas ut till någon part utanför BTH.

Undantag från detta kan göras om låntagare inte återlämnar böcker efter lånetidens då förseningsavgifter kan krävas och personuppgifter kan komma att utlämnas till inkassoföretag.

När du som student vid BTH vill bli låntagare på högskolebiblioteket kommer personuppgifter att hämtas från ditt studentkonto. Om du inaktiveras som låntagare eller önskar att dina personuppgifter raderas från bibliotekssystemet kommer BTH att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i bibliotekssystemet. Uppgifterna i ditt studentkonto kan fortfarande behöva användas för studieadministrativa uppgifter.

De personuppgifter som behandlas för att kunna administrera lån och reservation av material i bibliotekets låntagarregister sparas så länge som låntagaren har för avsikt att vara aktiv låntagare vid biblioteket. Aktiv låntagare räknas den vara som har aktiva lån eller reservationer. Om du inte använder ditt lånekort inaktiveras ditt konto efter fem år. Loggning av användningen av bibliotekets digitala miljöer raderas efter ett år.

För biblioteksverksamhet gäller sekretess enligt 40 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för uppgift i register om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställning och för uppgift om en enskilds användning av informationsteknik.

INFORMATION TILL DIG SOM ÄR ANSTÄLLD ELLER SÖKER TJÄNST

Personuppgifter behandlas i olika personaladministrativa system i den utsträckning som är nödvändig för att bedöma ansökan om tjänst, fullgöra anställningsavtal, för att uppfylla krav i gällande lagstiftning och kollektivavtal, och vad som i övrigt behövs för att BTH ska kunna utföra sina ålagda uppgifter.

Exempel på kategorier av personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) samt anställningsform och omfattning, anställningsperiod, extra uppdrag och chefsbefattningar, tjänsteplanering, arbetstidsscheman, bisysslor, lön, skatter och sociala avgifter, semester, föräldraledighet, sjukfrånvaro, sjukintyg m.m.

Utlämnande av uppgifter kan ske till tredje part för att t.ex. uppfylla lagkrav som rapportering av skatter och sociala avgifter. Utlämnande sker bl.a. till Skatteverket, SCB, Arbetsgivarverket, Försäkringskassan, UKÄ, SPV och fackföreningar.

 

Information som skickas från högskolan

För dig som antagen student vid BTH kan information om högskolan och information viktig för dina studier skickas till dig via e-post. Laglig grund för detta är att utföra en uppgift av allmänt intresse och informera om högskolans verksamhet.

För dig som är intresserad av BTH:s verksamhet som önskar ta emot BTH:s pressmeddelanden finns möjlighet att prenumerera på högskolans utskick via Mynewsdesk. Dina kontaktuppgifter används då endast för att skicka ut BTH:s pressmeddelanden och du kan närsomhelst avregistrera dig från kontaktlistan.

KONTAKTA HÖGSKOLAN

Personuppgiftsansvarig

Blekinge tekniska högskola
Adress: 371 79 Karlskrona,
Organisationsnummer: 202100-4011
E-post: registrator@bth.se
Telefon: 0455-38 50 00

Dataskyddsombud

E-post: dataskyddsombud@bth.se
Telefon: 0455-38 50 00

Mer information

Du kan läsa mer om behandling av personuppgifter och dataskyddsförordningen på Datainspektionens webb www.datainspektionen.se. Där hittar du också information hur du kontaktar Datainspektionen om du har klagomål på BTH:s behandling av dina personuppgifter.

 

Huvudsakliga rättigheter enligt dataskyddsförordningen

Du har rätt att begära svar på om BTH behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Det går bra att begära utdrag upprepade gånger men BTH kan komma att ta ut en avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191) för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med en sådan begäran kan BTH även lämna ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m.

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos BTH rättade om de är felaktiga. Detta kan exempelvis gälla kompletterande uppgifter till adress eller liknande. BTH är skyldig att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. BTH är inte skyldig att rätta någons uppgifter om de endast behandlas för arkivering.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur BTH:s system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för.

Det kan finnas bestämmelser som kräver att BTH inte raderar personens uppgifter, exempelvis reglerna om allmänna handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. BTH är enligt arkivlagen skyldig att bevara sina allmänna handlingar. Det innebär att personuppgifter kan behöva bevaras även när de ursprungligen samlades in och behandlades för ett annat ändamål än arkivändamål av allmänt intresse.

Om personuppgifterna har lämnats ut till en annan part, kommer BTH att vidta rimliga åtgärder för att underrätta dessa parter om denna begäran om radering.

Om BTH inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer högskolan att begränsa behandlingen av uppgifterna till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla BTH:s skyldigheter.

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att högskolan ser till att man bara behandlar personuppgifter för vissa specifika ändamål.
BTH kommer att begränsa behandlingen i följande fall:

-Om personen hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och BTH behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.

-BTH inte längre behöver uppgifterna, men personen begär att vi fortsätter lagra dem för att denne behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.

-Om personen invänder mot behandling som utförs av BTH. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan skälen för invändningen och BTH:s tvingande berättigade skäl

-Om personen anser att BTH ska radera personuppgifterna, men högskolan inte kan göra detta av någon anledning

Du har rätt att göra invändningar mot BTH:s behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. BTH kommer då att upphöra med behandlingen om högskolan inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara BTH:s rättsliga anspråk.