4.4 GDPR och samtycken
1. Fotografering/filmning och GDPR
Bild och film med personer avbildade klassas nästan alltid som personuppgifter. Det betyder att dataskyddsförordningen (GDPR) gäller på samma sätt som för all annan behandling av personuppgifter.
Vid hantering av bild och film där personer finns avbildade gäller samma krav på personuppgiftshantering och samtycken för alla på BTH – både enskilda anställda och avdelningar/institutioner.
2. Rättslig grund och samtycke
För att publicera en bild eller film med en person krävs en rättslig grund. För enskilda personer behöver den som medverkar på bilden eller filmen ge sitt samtycke till att den får användas, och hur den får användas. Om barn (minderåriga) är med krävs att barnets vårdnadshavare ger sitt samtycke.
Vid fotograferingen/filmningen ska man alltid informera om syftet med fotograferingen/filmningen, och samtycket ska dokumenteras och kopplas till materialet. Man ska också informera om att samtycket när som helst kan återkallas. Som hjälp finns en samtyckesblanketter du kan ladda hem här:
Samtyckesblankett bildbehandling BTH
Samtyckesblankett bildbehandling BTH (eng)
Samtyckesblankett bildbehandling minderåriga
Du kan också skicka material till kommunikationsavdelningen som lägger det i mediabanken och kopplar bilden eller filmen till en personprofil. Då är det enkelt att hitta materialet om någon skulle återkalla sitt samtycke. Tänk på att materialet inte får användas i andra sammanhang än det man informerade om när man fick samtycket.
3. Bilder på anställda
När det gäller bild och film på anställda vid BTH är samtycke oftast inte lämpligt, så länge syftet med bilden eller filmen är att informera om BTH:s verksamhet. Då är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgiften att uppfylla en uppgift av allmänt intresse.
Ska däremot materialet användas i andra sammanhang krävs samtycken även i dessa fall.
4. Bilder vid evenemang
Ett undantag från kravet på samtycke kan göras vid publicering av mingelbilder från ett evenemang. I dessa fall är det svårt att inhämta samtycken, eftersom det är många personer med på bilden. Här är den rättsliga grunden att BTH utför en uppgift som är av allmänt intresse i information om vår verksamhet, men materialet får även här bara användas i information om evenemanget.
För att fotografera/filma vid ett evenemang behöver BTH informera besökarna om att fotografering/filmning kommer ske, och att vi kan komma att använda bilderna när vi informerar om evenemanget. Information kan man till exempel ge genom anslag vid ingången och genom att fotografen/filmaren bär en fotografväst under tillfället. Besökarna får då möjlighet att invända mot detta och kan kontakta BTH om de inte vill vara med på bild eller film. Kontakta kommunikationsavdelningen om du behöver anslag eller vill låna en fotografväst (se sidan 9. Kontaktuppgifter).
5. Regler och arbetsprocess
En viktig regel är att bilder och filmer som innehåller personuppgifter inte får användas och lagras längre än nödvändigt, och de får heller inte användas för andra ändamål än de ursprungligen togs för.
BTH har alltså ett ansvar att äldre bilder och filmer som inte uppfyller kraven på integritetsskydd i dataskyddslagstiftningen inte används i BTH:s information och marknadsföring.